„Unsere neue Zeitsparmaschine“

Die Hunsrück-Apotheke in Simmern.

Michael Möller scannt einen Rezeptstapel ...

... danach kennzeichnet er ihn ...

... Minuten später hat er seine Fehlerliste ...

... und kann bequem vergleichen und korrigieren.

APOSCAN-Plus – Rezepte scannen in der Apotheke

„Unsere neue Zeitsparmaschine“  

Interview mit Apotheker Michael Möller, Hunsrück-Apotheke in Simmern

Apotheker Michael Möller wollte es genau wissen: Wie nützlich ist der neue ARZ-Dienst APOSCAN-Plus und: Ist er sein Geld – monatlich 19,90 Euro – wert? Bei diesem Dienst werden die bedruckten Rezepte in der Apotheke gescannt und die erzeugten Images zur Prüfung an das ARZ gesendet. Minuten später erhält der Apotheker eine Fehlerliste und kann Korrekturen vornehmen.

ARZ: Herr Möller, geben Sie uns einige Fakten zu Ihrer Apotheke?

Michael Möller: Die Hunsrück-Apotheke in Simmern führe ich seit fünfzehn Jahren. Wir beliefern zwei Altenheime, blistern manuell und wickeln ein Volumen von mehr als 3.000 GKV-Rezepten im Monat ab. Mit fünfzehn Mitarbeiter/innen arbeiten wir auf einer Fläche von 520 Quadratmetern an sechzehn Computer-Arbeitsplätzen. 

ARZ: Sie kennen den Dienst APOSCAN-Plus seit seiner Geburtsstunde, waren Pilot-Apotheke. Wie war die Testphase?

Michael Möller: Nach ein paar Kinderkrankheiten in der ersten Phase, z. B. mit den Hash-Codes bei parenteraler Ernährung, lief alles hervorragend. Ich nutze den Dienst seit Dezember 2013 täglich.

ARZ: Sie sind nicht nur Apotheker, sondern haben auch Informatik studiert. Betrachten Sie EDV-Lösungen mit anderen Augen?

Michael Möller: Das Wissen hilft mir, den Nutzen einer Lösung kritisch zu bewerten. Beispielsweise sind wir als Pilotapotheke für ein namhaftes Warenwirtschaftssystem bei der Back-office-Lösung ein halbes Jahr vor der Markteinführung  eingebunden. Das Unternehmen bietet Rezeptkameras an, die nicht schlecht sind. Aber ich weiß: Ein Back-office-Drucker mit integrierter Kamera für einen vierstelligen Betrag rechnet sich für meine Apotheke nicht.

ARZ: Sie haben sich entschieden, APOSCAN-Plus dauerhaft zu nutzen. Warum?

Michael Möller: Dieser Dienst vereinfacht die Rezeptprüfung in der Apotheke immens und lohnt sich sowohl zeitlich als auch finanziell. Rechnen Sie selbst: Wer die Rezeptprüfung ernst nimmt, muss einen hohen Aufwand betreiben. Im Prinzip muss jedes Rezept zweimal eingegeben werden, beim Bedrucken und bei der Prüfung. Am besten sogar an zwei unabhängigen Arbeitsplätzen und von verschiedenen Bedienern. Das braucht irrsinnig viel Zeit. So viel, dass wir unsere Rezepte früher mit einem Zeitverzug von bis zu zwei Tagen geprüft haben. Eigentlich hätte ich allein eine Mitarbeiterin mit der Prüfung beschäftigen können. Mit APOSCAN-Plus ist das vorbei. Wir prüfen jetzt zeitnah auf Einhaltung des Abgabezeitraums, Richtigkeit der Taxe und Rabattverträge. Die freigewordene Manpower nutzen wir für den Kundenservice.

ARZ: Finden Sie APOSCAN-Plus bedienerfreundlich?

Michael Möller: Absolut! Es ist wirklich einfach, ein Handbuch braucht man nicht. Nichts bremst den Ablauf in der Apotheke. Ich scanne gleich einen ganzen Stapel von 50 Rezepten, das geht flott im Sekundentakt. Die Fehlerlisten mit der Ampelfunktion stehen nach wenigen Minuten zur Verfügung. Von der Fehlerliste klicke ich zum ersten fehlerhaften Rezept – erkennbar an der roten Ampel. Dort sehe ich die schriftliche Erläuterung zu den Fehlern. Die ausgelesenen Daten und das gescannte Rezeptbild stehen nebeneinander, so kann ich beide auf einen Blick vergleichen und direkt in der Eingabemaske korrigieren. Die erneute Prüfung dauert nur Sekundenbruchteile. Anschließend korrigiere ich das Original-Rezept. Mit einem Klick geht es zum nächsten Rezept. Früher habe ich durchschnittlich zwei Minuten für die Prüfung eines Rezeptes gebraucht. Mit APOSCAN-Plus dauert es maximal 20 Sekunden.

ARZ: Soweit der Apotheker Möller. Und was sagt der Informatiker Möller? Was kann noch besser werden?

Michael Möller: Nun, eine Sache kommt ja schon mit dem nächsten Update, das ist die Summenbildung. In meiner Apotheke gibt es monatlich hochpreisige Rezepte in Höhe von rund 70.000 – 100.000 Euro. Mit der Summenfunktion weiß ich frühzeitig, welche Summe das ARZ in etwa überweisen wird, damit ich meine Liquidität einschätzen kann.

Eine Verbesserung wäre ein Button „Zeitstempel” mit Datum und Uhrzeit, um Scan-Stapel automatisch zu kennzeichnen. Einige weitere Kleinigkeiten betreffen das Schließen des Programms, die Vereinfachung und Anordnung einzelner Buttons und eine Suchfunktion. (Anm. der Redaktion: die Anregungen wurden für die Entwicklung des Updates im Juni 2014 aufgenommen). 

Insgesamt aber sagt auch der Informatiker: Eine sehr gute und stabil laufende Software.

ARZ: Werden Sie vom ARZ-Hotline-Team gut unterstützt?

Michael Möller: Schnell, kompetent und superfreundlich, da gibt es überhaupt keine Kritik. 

Kompliment zum Beispiel an Frau Haardt, sie weiß genau, wovon sie spricht. Ich kann nur sagen: Von der ARZ-Hotline könnten sich viele andere eine Scheibe abschneiden.

ARZ: Wer arbeitet in Ihrer Apotheke mit APOSCAN-Plus? Wie war die Einführung für die Mitarbeiter?

Michael Möller: Nach anfänglichem Zögern kamen die Aha-Momente, dann ging alles ganz einfach und Begeisterung machte sich breit. Alle pharmazeutischen Mitarbeiter arbeiten gerne damit. Ich habe die internen Abläufe klar definiert und die Vorteile des Rezeptscans für unsere Apotheke erläutert. 

Mittlerweile gehört der Rezeptscan zu den Selbstverständlichkeiten in der Hunsrück-Apotheke und ich bin mir sicher: Niemand möchte die Rezepte mehr so wie früher prüfen. 

ARZ: Das ARZ empfiehlt, den notwendigen Scanner Fujitsu-FI 6130Z selbst im Web zu bestellen. Für Sie in Ordnung?

Michael Möller: Es ist der günstigste Weg, und es gibt genug seriöse Anbieter. Im Moment wird er je nach Händler zwischen 793 Euro und 890 Euro angeboten. Vergleichen macht  Sinn, zumal der Preis gerade steigt.

ARZ: Ihr Fazit zu APOSCAN-Plus?

Michael Möller: Bei uns hat sich APOSCAN-Plus inklusive Scanner schon nach einer Woche bezahlt gemacht. Die Anschaffungskosten und die monatlichen Gebühren sind extrem niedrig, wenn man den Nutzen gegenrechnet. Jetzt haben wir die Sicherheit, dass mit den Rezepten alles in Ordnung ist. Wer nur einmal ein hochpreisiges Rezept „versemmelt”, ein Tausender-Rezept mit falschem Datum eingereicht und sich eine Retaxation eingefangen hat, dem kann ich nur APOSCAN-Plus empfehlen. Kein Ärger, kein Verlust! Unser bisheriger Zeitaufwand für die herkömmliche Rezeptprüfung lag bei über 100 Stunden pro Monat. Mit APOSCAN-Plus sind es nur noch 16-20 Stunden je Monat. Mehr brauche ich dazu nicht zu sagen.
Die Rezeptprüfung geht übrigens auch mit einem iPad. Das ist die Minimal-Lösung, sie funktioniert sehr gut. Ich weiß, dass man Rezeptdaten auch synchron mit FIVERX prüfen kann, während der Kunde noch in der Apotheke ist. Wir haben aber eine so hohe Kundenfrequenz, dass uns das bremsen würde.

ARZ: Für welche Apotheke ist APOSCAN-Plus sinnvoll?

Michael Möller: Es ist für jede Apotheke interessant, unabhängig von ihrer Größe, Mitarbeiter- oder Rezeptanzahl. Denn damit ist Rezeptprüfung nicht ermüdend, sondern macht Spaß und ist gleichbleibend zuverlässig und präzise. Je weniger Personal in der Apotheke beschäftigt ist, desto besser kann APOSCAN-Plus den hohen Anspruch an die Rezeptprüfung sicherstellen. Übrigens können mich Apothekerkolleginnen oder -kollegen gerne dazu anrufen und fragen.

Kontakt:
Apotheker Michael Möller, Hunsrück-Apotheke, Bingener Str. 23A, 55469 Simmern
Telefon 06761/964141, www.hunsrueck-apotheke.de

Susanne Haardt, ARZ, Telefon 06151 7002-270, s.haardt@arz-darmstadt.de